Isnin, 16 Julai 2012

Knowledge Sharing: Menguruskan Sponsorship

Assalamualaikum wbt & Salam Inspirasi untuk semua.

Beberapa minggu lepas saya menerima PM di Facebook dari seorang junior, meminta saya berkongsi ilmu perihal menggerakkan program. Saya ditanyakan tentang bagaimana untuk mencari/mendapatkan tajaan (sponsor). Jadi saya kongsikan di sini, mana tahu boleh menjadi rujukan untuk adik-adik sekiranya bermanfaat. Sekiranya tidak, tidak mengapa. Tiada ‘hard feelings’.

Sebelum saya berkongsi/menerangkan dengan lebih lanjut, saya ingin memohon adik-adik/sahabat-sahabat untuk mengambil effort untuk cross-check juga daripada senior-senior atau sahabat-sahabat lain yang lebih berpengalaman. Takut-takut saya tersilap dan hakikatnya, saya manusia biasa dan kebarangkalian saya membuat silap adalah sangat tinggi.

Penyediaan
Kertas Kerja (Proposal) yang Mantap

Untuk sponsor, perkara pertama paling penting ialah PENYEDIAAN PROPOSAL YANG MANTAP. Di dalam sebuah program yang tersusun, tidak kira berbentuk kebajikan atau apa sahaja, perkara pertama yang dilihat adalah proposal atau kertas kerjanya. Harus diingat, yang menjadi ukuran bukanlah siapa penggerak atau pengarahnya, bukanlah siapa penasihat atau koordinatornya. 'Wow' atau tidak sesebuah program bergantung kepada impression orang yang melihat / me-review proposal program tersebut.

Apa yang perlu ada di dalam sesebuah proposal yang baik perlu dikaji. Saya tidak akan sentuh tentang itu di sini kerana entry kali ini berfokuskan Sponsorship atau Tajaan.

Untuk sesebuah program berjalan dengan baik dalam mendapatkan sponsor, adalah baik untuk program tersebut menyediakan 2 jenis proposal iaitu:
  1. Kertas Kerja Utama (Main Proposal) - yang lengkap menerangkan A-Z program
  2. Kertas Kerja Pemasaran (Marketing Proposal) - yang menjelaskan isi penting program dan sponsorship benefits (jika ada)
Untuk tujuan ‘approachsponsor, kebiasaannya kita akan ketengahkan Marketing Proposal yang mantap. Kenapa perlunya proposal yg mantap?
  • Kerana pihak yang mahu sponsor perlu yakin bahawa duit/barang yg hendak ditaja digunakan pada jalan yang betul dan berbaloi untuk pelaburan mereka.
  • Kerana tidak ada pihak (individu/company) yang mahu sponsor program/event ‘cap ayam’.
  • Kerana 1st impression last forever.
Hebat manapun orang yang menggerakkan program, jika 'hampeh' proposalnya, maka 'hampeh'lah sponsorship-nya.

Adalah penting sebagai pihak yang hendak mendapatkan sponsor untuk meletakkan diri kita di tempat sponsor. Makna kata, kalau kita hendak beri sponsor, agak-agaknya, program macam mana yg kita hendak sponsor? Pastinya bukan yang cikai-cikai, selebet punya program/event, bukan? 

Oleh yang demikian, adalah penting untuk kita menjadi bijak dalam membuat tawaran kepada pihak sponsor bahawa it's going to be a win-win thing. Mereka sponsor kita, kita bagi balasan baik kepada mereka. Contohnya: mereka sponsor kita RM5,000, kita advertise-kan tentang company mereka melalui baju program, banner, bunting, flyers, website, buku program dan sebagainya dengan meletakkan logo syarikat dll. Ini adalah tawaran yang ‘common’ tetapi masih lagi dapat diguna pakai.

Benefit kepada Sponsor

Biasanya Marketing Proposal adalah penting untuk pihak target sponsor memahami bentuk dan konsep program yang kita jalankan serta untuk mereka faham, apakah benefit/keuntungan yang mereka bakal terima sekiranya mereka memberi tajaan kepada kita. Sponsorship adalah berbeza dengan konsep ‘menderma dengan ikhlas’ kerana sponsorship biasanya berfungsi sebagai win-win situation thingy.

Sesetengah program merencakan benefits untuk sponsor melalui peringkat-peringkat sponsor. Contohnya jika sponsor RM10,000 bergelar Gold Sponsor, RM5,000 bergelar Silver Sponsor dan RM5,000 ke bawah bergelar ‘Gangsa’ Sponsor (otak gagal berfungsi Gangsa itu apa ye dalam bahasa Inggeris.hehe). Konsep ini sesuai untuk program yang mempunyai ‘coverage media’ yang tinggi seperti program berbentuk exhibition. Contohnya, Career Fair (walaupun Career Fair di MMU payah sekali mendapat coverage media.hehe).

Well, benefit
untuk diberi kepada sponsor sebagai pulangan di atas kesudian mereka menaja perlu diteliti supaya kita tidak ‘over’ berjanji sehingga akhir nanti ‘benefit’ tersebut membebani kita. Maka kita perlu realistik. Jangan kerana terlalu mahu mendapatkan sponsor sehingga kita meng-iya-kan sahaja semua yang diminta. Ini akan menimbulkan permasalahan di kemudian hari.

Jenis-jenis Sponsor

Sponsor juga ada banyak pecahan. Anda boleh pecahkan fokus kepada mencari sponsor daripada syarikat atau individu. Perlu jelas bahawa tak semua sponsor perlu diminta melalui syarikat. Ada perkara-perkara yang kita boleh mendapatkan sponsor melalui individu dan kebiasaannya sponsor yang kecil-kecilan boleh didapati daripada individu. Sebagai contoh, kita perlukan sponsor untuk 3 buah hamper untuk sesebuah pertandingan, maka sponsor seperti ini boleh diusahakan melalui individu kerana kosnya kecil.

Pecahan juga boleh dilakukan dari sudut mencari sponsor barangan, sponsor kewangan ataupun sponsor dari segi khidmat tenaga. Sebagai contoh, sekiranya saya seorang penceramah yang biasanya berbayar, tetapi saya dijemput menjadi speaker untuk satu program anjuran MMU, saya tidak ‘charge’ apa-apa bayaran untuk program tersebut dan saya menganggap saya sponsor khidmat tenaga pakar saya. 

Dari sponsor barangan juga boleh dilihat dari sudut makanan dan lain-lain juga. Kadangkala, ada pihak yang ingin menaja tetapi mereka lebih yakin untuk menaja sekiranya mereka yang menyediakan perkara-perkara atau barangan-barangan yang perlu. Oleh yang demikian, jangan terus menolak hasrat baik mereka walaupun pada asalnya kita inginkan mereka menaja dari sudut kewangan. Sebagai contoh, kita menjalankan satu program kebajikan di rumah anak yatim selama 2 hari 1 malam. Kita mampu untuk menyediakan modul, kita tak perlukan kos tempat tinggal kerana kita akan tinggal bersama anak-anak yatim tetapi kita ada masalah dari segi kewangan dalam penyediaan makanan sepanjang program untuk fasilitator dan anak-anak yatim. Maka kita boleh usahakan untuk mencari sponsor makanan instead of mengharapkan duit. Dalam contoh ini, kita boleh mencuba untuk ‘approach’ mana-mana peniaga gerai untuk sponsor makanan sepanjang program.

Jadi, pihak yang mencari sponsor (Sponsorship Division) perlulah pandai mengaturkan strategi dalam meng-approach sponsor. Contohnya, company A, mahu difokuskan untuk meminta sponsor dari segi hamper, company B fokus untuk minta sponsor kewangan/duit, company C sponsor dari segi pengangkutan (transportation), bahan-bahan memasak, dan macam-macam lagi. Terpulang kepada sejauh mana kebijaksanaan kita dalam mempelajari latar belakang sesebuah target sponsor kita. Jika kita ada target company dan tahu kecenderungan mereka untuk memberi lebih ke arah apa, maka itu lebih baik.

Jadi jika mahu mencari sponsor, kita perlu study/kaji latar belakang company itu sedikit sebanyak. Contohnya, company yang wholly owned by non-muslims, mungkin kurang berminat untuk menaja program berbentuk Islamic. Ini contoh; mungkin benar mungkin tidak. Sama seperti kita meminta sponsor daripada syarikat kedai buku Islamik untuk menaja program berbentuk perayaan Tahun Baru, besar kemungkinan mereka tidak berminat. Tetapi jika kita approach company wholly owned by Chinese atau Indian untuk menaja program perayaan seperti Chinese New Year atau Deepavali atau Christmas, barangkali kita boleh dapat. Sama juga jika kita approach syarikat kedai buku Islamic untuk sponsor program berbentuk Forum Hal Ehwal Islam Kampus, atau Pertandingan Nasyid antara Universiti, besar kemungkinan mereka berminat.

Contoh lain, jika company yang hendak di-approach adalah construction company, jangan pula diminta sponsor minyak masak. ;). Saya pasti, logik akal kita dapat membezakannya. 

Sekiranya kita tidak pasti tentang kecenderungan perniagaan sesebuah syarikat, boleh juga pukul rata dengan meminta general sponsor daripada setiap company. Contohnya dengan meminta sponsor kewangan(duit) daripada semua company. Kebiasaannya, untuk ini kita perlu menyenaraikan syarikat-syarikat yang hendak diminta tajaan dan kebiasaannya juga, untuk yang ini syarikat-syarikat tersebut mestilah yang agak besar, stabil atau ‘listed companies’. Antaranya; Shell, Petronas, Telekom Malaysia, Dell, Intel, Bank-bank dan sebagainya.

Tetapi, approach seperti ini macam kurang seronok sedikit. Perlu kesabaran yang tinggi, perlu rajin follow-up kerana syarikat-syarikat ini tend to delay the results due to many procedures that they have to go through.

Sponsor perlu bergerak PALING awal.

Satu perkara paling penting ialah bahagian sponsor perlu bergerak awal. Pada hujung tahun biasanya company akan tutup akaun syarikat, dan dalam kebanyakan kes, jarang sekali company mahu release duit untuk sponsorship. And usually it takes months for them to decide whether to give out d sponsorship or not as per mentioned above where they have to go through a lot of procedures. Maka, bertindaklah segera.

Faktor tambahan yang meyakinkan target sponsor untuk memberi sponsor

Ada beberapa faktor tambahan yang menguatkan kemungkinan untuk sesebuah program mendapatkan sponsor. Antaranya:
  • Penaung Program yang terkenal, atau agak terkenal atau dihormati. Contohnya, Tun Dr. Mahathir, Tun Siti Hasmah, Menteri-menteri Besar / Ketua Menteri atau Menteri di bawah mana-mana Kementerian yang berkaitan dll. Kenapa? Because it's undeniable, that pangkat atau kedudukan membantu kelancaran sesuatu perjuangan.
  • Program mendapat kerjasama pihak-pihak yang bersifat ‘meyakinkan’ seperti Mercy (NGO), Jabatan-jabatan Kementerian (sama ada di peringkat negeri atau Negara), Badan-badan berpengaruh seperti Majlis Belia Negara, Majlis Peguam, Teach for Malaysia, Yayasan-yayasan Negeri dan sebagainya.
  • Bentuk program sesuai dengan keadaan terkini atau semasa. Contohnya, banjir besar berlaku di sebuah negeri dan program gotong-royong atau kebajikan dijalankan untuk membanti mangsa-mangsa, maka usaha ini akan dilihat sebagai ‘highlight’ di mata sponsor
Kredit Gambar

Nevertheless, the basic rule is that do not move on to approach sponsorship without good n strong proposal. Contoh surat kepada sponsor juga sangat penting, maka carilah yang mantap dan tersusun.

Sekiranya ada sebarang pertanyaan lanjut, feel free to refer to pihak STAD atau sesiapa sahaja yang berpengalaman atau ber-idea. Insyaallah, setiap persoalan pasti ada jawapannya.

Mohon dibetulkan sekiranya ada yang tersilap.
Wallahualam

Featured Post

Knowledge Sharing: Menguruskan Sponsorship